NEWS ニュース

クラウドサインNOW導入事例:タブレット契約をエステ業界でいち早く導入、所要時間を50%短縮

株式会社美伸 経営企画室マネージャー 二村海人

株式会社美伸は、熊本からエステティックサロンとして創業33年目の会社です。現在、熊本・鹿児島・福岡・東京などで15店舗を展開しております。関連法人として、美容商材の企画開発を行うケイフォースメディカルがございます。

クラウドサインNOWは、主にエステティックサロン「ケイビューティーラボ(KBL)」をご利用いただくお客様とのご契約で利用します。もともと、私が社内のお客様相談を担当したことから、お客様に諸条件をしっかりと説明しご納得の上でサービスをご利用いただくために、6〜8枚にもわたる紙の書面を使い、契約を締結していました。1時間程かけて、すべてのお客様にご説明・ご記入をいただいていたんです。

しかし、氏名・住所・電話番号など、同じ情報を記入いただくことも多く、お客様にとっては無用なお手間やお時間も取らせてしまっていました。電子化をすることで、スタッフ業務を簡素化し、書類の保管をなくしてWeb上で管理を実現したい、加えてお客様のご負担を改善したい、と考えていました。

—御社のウェブサイトを拝見しますと、大手ITベンダーと共同出願でシステムの特許を取得していらっしゃるようです。

前受金の管理その他売上管理、会員管理、予約管理、在庫管理等を行うシステムを発明し、特許を取得しています。 エステ業界は、お客様からお支払いいただいた前受金を、提供した役務に応じて細かく・間違いのないように会計処理をしていく必要があります。この工程をソフトウェアで実現したものになります。このような事例からもお分りいただけるように、弊社では昔から業務のシステム化には力を入れています。業界紙「エステティックジャーナル」や「日本流通産業新聞」にも掲載されたことがあります。

—先進的でいらっしゃるのですね。そのように業務システムに強みをお持ちの美伸さまが、クラウドサインNOWに注目していただいたのは、どんなきっかけだったのでしょうか。

もともと、iPadを使わないスタンダードなクラウドサインでシステム化しようと考えていました。しかし、使用していた紙の契約書の入力項目が多く、これをクラウドサインのテキストボックスで実現しようとすると、ちょっと使いづらいかもしれないと悩んでいました。様々なサービスを見ましたが、帳票作成を電子で行い、その後書面をプリントアウトして交付することで特定商取引法をクリアできるかなど不安もあり、その部分は当社で確認が必要でした。御社のクラウドサインは弁護士の監修を受けているサービスなので、安心感を感じていました。そんな時、新サービスの「クラウドサイン NOW」を提供開始したとお知らせいただいて、エステ業界で先駆けて導入をした次第です。

—iPadのハードウェア自体は導入済みでいらっしゃったのですよね。

契約締結自体は紙で行っていた一方で、お客様と信販会社とのクレジット契約はiPadを使って締結していました。店舗を持つ企業ではそういったところが多いのではないでしょうか。そうした背景もあり、今回クラウドサインNOWの導入も「どうせだったらiPad上での契約に統合したほうがいいよね」と、トントン拍子で進みました。各店舗に3台程度のiPadがすでに導入されていたのも、都合がよかったですね。

—導入にあたって、何かストレスはありましたか?

ありませんでした。クラウドサイン上で自分たちで帳票を作ろうとしていたときは、先ほど申し上げたとおりフリーテキストボックスの扱いで不自由さを感じましたが、クラウドサインNOWでは、実現したい仕様を弁護士ドットコムさんにお伝えするだけで、ほぼそのまま実現していただけていますから。初期導入費用はかかりますが、結果的にこちらのほうが、社員の時間短縮やお客様へのサービス向上につながるのでメリットを感じています。

—導入効果として、どのくらいの生産性向上が見込めそうでしょうか。

チェックボタン式の帳票としたり、一度氏名等の情報を入れれば他の必要な箇所でも出てくるように設計したおかげで、かなりスピーディになります。いままでお客様に記入のお時間を1時間ほど頂いていたものが、20分ぐらいに短縮されていくと思います。もちろん、法令の要請もありますから、説明は端折らずきちんとしなければなりません。入力した後に紙も出力し、お客様に手渡しして丁寧にご説明しています。iPadの画面上も何より項目ごとに「確認しました」というチェックボックスがあるので、中途解約に関するトラブル等があっても対応のしやすさが異なります。従業員の業務効率化はもっと大きな効果が出ます。おおよそ、1日あたり1人1〜2時間は業務時間が短縮されます。

従業員も負担が減って喜ぶのはもちろん、その分、お客様へのサービス品質向上に時間を振り向けることができるようにもなります。この3月から始まる全店本格導入で、どの程度効果が出てくるか、とても楽しみです。当社だけではなく、エステ業界全体がこうしたシステムを導入すれば、法的な懸念もクリアになり、顧客満足度向上にもつながると思います。そうなれば私たちも嬉しく思います。

クラウドサインでもクラウドサインNOWの導入事例をご紹介いただいています